A Unidade de Controle e Execução Orçamentária é responsável por executar, acompanhar e controlar as execuções orçamentárias/financeiras do Setor de Tecnologia.
Links úteis:
Aquisição de bens ou serviços por meio de Pregão
Antes de iniciar o processo, a unidade demandante deverá consultar a disponibilidade do item desejado nas atas de pregões vigentes da UFPR, disponível em: https://pra.ufpr.br/licitacoes/upcl/pregoes-vigentes/.
Caso o item esteja disponível, abrir processo do tipo “Orçamento e Finanças: Pagamento a Pessoa Jurídica” com nível de acesso “Público”.
Inserir o documento nato SEI “TC: Aquisições por pregão”. Todas as informações sobre a instrução do processo, demais documentos necessários e tramitações pertinentes constam neste formulário.
Aquisição de serviços de Coffee break por meio de Pregão
A contratação dos serviços de coffee break é exclusiva para eventos institucionais, sendo vedada para eventos não caracterizados como tal. Os Empenhos de coffee break são fiscalizados pela CGU, que é rigorosa na observação sobre a caracterização de Evento Institucional, conforme determinado no Ofício nº 337/2010-AUDIN/UFPR, de 27/08/2010:
“Consideram-se eventos institucionais, aqueles eventos onde ocorrerá uma divulgação para a comunidade externa do papel exercido por nossa instituição. Geralmente nesse tipo de evento são convidadas pessoas ilustres de nossa comunidade externa. Ex.: prefeito, vereadores, reitores de outras IFES, etc. ou eventos promovidos pela UFPR, onde haja também a participação de servidores de outros órgãos com ampla divulgação, tais como: Seminários, Congressos, Fóruns, seja no âmbito municipal, estadual ou federal.”
A decisão sobre o caráter institucional do evento é prerrogativa do Ordenador de Despesas. Portanto, ao solicitar autorização para empenhar itens do registro de preços de coffee break, além da solicitação informando unidades e quantidades, deverá constar declaração expressa do Ordenador de Despesas sobre o caráter institucional do evento. O documento nato SEI deve ser assinado exclusivamente pelo Diretor do Setor.
Instrução processual:
Além de seguir as orientações que constam em Aquisição de bens ou serviços por meio de Pregão, deverão constar no processo:
• Programação do evento¹;
• Informações sobre a divulgação do evento para a comunidade externa (folders, publicações em sítios na internet, etc.)¹
• Detalhamento sobre o fornecimento do coffee break, no caso de entregas em dias ou períodos distintos (ex: contratação de 100 unidades com entrega de 50 no período da manhã e 50 no período da tarde). Esses dados devem ser inseridos no documento nato “TC: Aquisições por pregão”.
• Declaração justificando o caráter institucional do evento. Esse documento deve ser assinado pelo Ordenador de Despesas (Diretor do Setor). O demandante deverá incluir o documento no bloco de assinaturas e disponibilizá-lo para UFPR/R/TC. Verifique na sua unidade qual o bloco de assinaturas a ser utilizado. Caso necessário, entrar em contato via Teams com o Diretor do Setor para solicitar sua assinatura.
¹ Dar preferência à inclusão de documentos externos que exibam as informações (PDF, “prints”) ao invés de apenas informar links de acesso aos sítios eletrônicos.
Importante: Na especificação do processo deverá constar: 3390.39.41 – P.E. nº XX/20XX (Vig. XX/XX/20XX) – Coffee Break – Evento XXXXX, de XX a XX/XX/20XX – Duodécimo – Departamento XX
Observação: Alterar o nível de acesso no SEI para “Restrito”, Hipótese Legal “LGPD (Lei nº 13.709)”, apenas para documentos que contenham Dados Pessoais ou Dados Pessoais Sensíveis de Pessoas Físicas (RG, CPF, por exemplo).
Pagamento de fornecedor
Após receber e aferir a conformidade do(s) material(is) ou serviço(s), a unidade demandante deverá instruir o processo para pagamento, seguindo os passos abaixo:
Inserir e autenticar os seguintes documentos externos no processo SEI:
1. NF: Nota Fiscal digitalizada (desde que legível) ou Nota Fiscal Eletrônica (solicitar por E-mail ao fornecedor);
2. A) Para fornecedor “OPTANTE” pelo Simples Nacional: “Declaração de Opção pelo Simples Nacional” (Anexo IV), conforme IN RFB n° 1.234 de 11/01/2012. A Declaração deve ter a mesma data da NF (ou data posterior). Se o documento estiver assinado eletronicamente, é obrigatório anexar o arquivo original em formato PDF; ou,
2. B) Para fornecedor “NÃO OPTANTE” pelo Simples Nacional: Observar se constam na NF as alíquotas de Retenção dos Tributos Federais (PIS, COFINS, IR e CSLL) de acordo com a IN RFB n° 1.234 de 11/01/2012. Se não houver referência na NF, solicitar à empresa o envio de uma Carta de Correção;
3. Dados bancários do fornecedor: Caso não constem na própria NF, solicitá-los por E-mail, anexando a resposta ao processo.
Por fim, inserir, preencher e assinar o documento nato SEI “ORÇ. FIN: Atesto de Documentos Fiscais”:
I. No campo “Tipo de Aquisição” indicar “Material” ou “Serviço”;
II. No campo “ID SEI Documento Fiscal” informar o número SEI que identifica a NF no processo e criar o link de acesso.
Após a etapa de instrução, tramitar o processo para UFPR/R/TC/UCEO e encerrá-lo em sua unidade, pois o processo não poderá permanecer aberto em outras unidades enquanto estiver em trâmite de pagamento.
Observação: Alterar o nível de acesso no SEI para “Restrito”, Hipótese Legal “LGPD (Lei nº 13.709)”, para documentos que contenham Dados Pessoais ou Dados Pessoais Sensíveis de Pessoas Físicas (RG, CPF, por exemplo).
Atenção: Devido à especificidade dos pregões de Água Mineral e Serviços de Chaveiro, para pagamento das notas fiscais correspondentes, observar as orientações específicas contidas em: Pagamento de fornecedor – Água Mineral e Serviços de Chaveiro.
Apuração de responsabilidade de fornecedor
Quando é necessário instruir processo?
Sempre que o fornecedor descumprir qualquer obrigação estabelecida em Edital, como por exemplo: se recusar a receber o empenho, atrasar a entrega, não entregar, entregar objeto diverso ao solicitado ou com defeito e não providenciar a substituição no prazo, entre outros.
Quem deverá instruir?
Identificada qualquer irregularidade, a unidade solicitante deverá instruir o processo do tipo “Licitação: Apuração de responsabilidade de licitante ou fornecedor”. Sugestão de especificação de processo: “Razão social do fornecedor – Empenho 20XXNE00XXXX – UFPR/R/TC/XXX”.
Como instruir o processo?
As orientações constam na Instrução Normativa CLIC/PRA/UFPR nº 01/2023, disponível neste link.
Observação: Informar a UCEO sobre a abertura do PAR e relacioná-lo ao processo financeiro no sistema SEI.
Qual a implicação do PAR no andamento do processo financeiro?
O processo financeiro permanecerá aguardando uma resolução da ocorrência por parte do fornecedor. Entretanto, caso a unidade solicitante não tenha mais interesse em aguardar a entrega do objeto, o empenho poderá ser cancelado. O cancelamento deverá ser solicitada à TC/UCEO formalmente no processo financeiro e é condicionada à instrução e encaminhamento do PAR à CLIC.
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